El futuro de la gestión documental para las empresas y Google Drive
Las empresas se enfrentan a un gran desafío en torno a su gestión documental
El futuro de la gestión documental para las empresas y Google Drive
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Las empresas en la actualidad, sobre todo las que han tenido un largo recorrido, se enfrentan a un gran desafío en torno a su gestión documental. Todos los expertos señalan la revolución digital que se está gestando y de la que obligatoriamente tienen que formar parte las empresas si no quieren quedar desbancadas.
El gran caballo de batalla que se suelen encontrar las empresas es sobre todo cómo gestionar mejor la información, optimizando procesos y realizando labores analíticas que puedan ayudar a la toma de decisiones. Todo este proceso pasa por una gestión de datos en un ámbito donde se puedan cruzar y ordenar datos de manera eficiente. Y de ahí que cobren especial importancia las nubes de almacenamiento de datos.
El principal escollo que hay que solventar es sobre todo el cambio de procesos dentro de la empresa. La gestión documental en la gran mayoría se realiza a través de documentos físicos que contienen información valiosa pero que necesita ser recopilada y contrastada. Además es posible que la transversalidad sea deficiente y que existan datos duplicados en distintos departamentos.
Google Drive es una gran herramienta para gestión documental
Por ello un espacio como Google Drive donde recopilar todos los datos es un gran paso para la gestión documental de una empresa. Sobre todo porque conseguimos tener una visión global del funcionamiento y los procesos que nos llevará a su revisión. Empezaremos a contar con las herramientas para conseguir mayor eficacia y rapidez. Esta velocidad es una de las características que serán necesarias en el futuro digital.
Cambiar la gestión documental de esta manera se consigue a través de la digitalización documental. Google Drive es la herramienta perfecta para ayudar a esta digitalización que nos permite deshacernos del tan poco ecológico papel. De esta manera podremos contar con la información de manera accesible para todos los miembros de tu empresa de manera ordenada.
Si algo caracteriza a Google Drive es su accesibilidad. Se puede acceder a la nube desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Esto puede ser más revolucionario de los que parece para la gestión documental de una empresa. Facilitar el acceso a la información permitirá aligerar los procesos. La estructura de la información nos dará unos análisis más veraces.
Pero, ¿la nube es un simple almacenamiento de datos?. En realidad es mucho más. Se puede plantear como un input de datos que nos puede ayudar a recopilar información de manera eficiente. De esta manera se pasa de la mera gestión documental que tanto trae de cabeza a las empresas en la actualidad a una verdadera herramienta de trabajo. Y lo sorprendente es cómo Google Drive te puede ayudar.
Y aunque parezca ciencia ficción la inteligencia artificial (IA) ya está aquí. Pero no en forma de androides que vienen a dominarnos ( para nuestra tranquilidad). De manera revolucionaria la IA nos ayudará a reconocer los textos subidos a la nube para transformarlos en datos digitales con los que elaborar los análisis que necesitemos. Google ya está empezando a usar esta herramienta.
El futuro de las empresas se encuentra en La Nube de datos
La gestión documental desaparecerá como tal y pasaremos a la recopilación de datos.
Además se podrá integrar Google Drive a las aplicaciones empresariales propias, con lo que el cruce de datos será más eficiente. En un mundo tan competitivo como el empresarial la toma rápida y eficiente de decisiones será la mejor herramienta, y esto lo podremos conseguir con una nube de datos inteligentes.
Aunque pueda parecer que este futuro es lejano, en realidad no lo es. Usar herramientas como Google Drive nos permitirá ahorrar costes y maximizar procesos, pero tenemos que adaptarnos a este sistema que puede requerir un cambio de estructura más profundo de lo que pueda parecer.
La digitalización de documentos, el uso de la nube de datos y los cambios en los procesos empresariales pueden causar problemas a pesar de que estas herramientas cuentan con una interfaz bastante intuitiva. Sólo hay que echar un vistazo a Google Drive para comprobar que tiene un sistema de gestión bastante visual con muchas posibilidades.
El proceso de adaptación de una empresa a la era digital puede ser bastante duro. Por ello, contar con el asesoramiento de un experto es una buena idea. En Modulógica somos expertos en ofrecer soluciones cloud computing. Ayudamos a las empresas a su adaptación a las nuevas tecnologías de comunicación y maximizando su gestión documental.
Con herramientas como Google Drive conseguimos que su empresa trabaje con mayor eficiencia y la preparamos para el futuro digital tan apasionante que se presenta. En Modulógica contamos con un equipo de profesionales con una clara orientación al cliente. No dudes en ponerte en contacto con nosotros y te ofreceremos las soluciones que mejor se adapten a tu situación.
