Del amplio abanico de herramientas que se usan en Workspace hoy vamos a reivindicar a Google Calendar. Administrar nuestro tiempo es fundamental para conseguir una mayor productividad. Sobre todo para conseguir una mayor transversalidad entre los departamentos de una empresa, que suele ser uno de los puntos débiles que podemos encontrar.

La organización temporal es algo fundamental. En la consecución de los objetivos de los deadlines están los hitos claves que nos permiten evaluar si nuestro cumplimiento es deseado. Además evitar el reparto ineficiente de tareas es un problema que puede afectar a la productividad llevándonos a situaciones que pueden llegar a afectar a nuestro trabajo. Google Calendar puede ser la solución a estos problemas.

Y es que Google Calendar puede llegar a ser una potente herramienta de organización. Su uso como agenda personal es más que evidente, pero también se puede configurar como una agenda empresarial donde indicar los objetivos y marcar así los hitos del trabajo para todos los miembros de los diferentes equipos.

Esta herramienta mal gestionada nos lleva a no explotar todo su potencial. No es raro encontrar problemas causados por la utilización ineficiente de Google Calendar. Podemos encontrar calendarios multiplicados, multitud de notificaciones de reuniones a las que nos es imposible acudir, agendas excesivamente ocupadas de miembros de nuestro equipo que nunca están disponibles, etc.

Y es que el verdadero valor que tiene Google Calendar es poder gestionar uno de los grandes recursos con los que cuenta cualquiera empresa: el tiempo. Usar indiscriminadamente está aplicación como mero planificador y notificador de reuniones es uno de los grandes errores que se suelen cometer. Sólo conseguimos llenar nuestra bandeja con multitud de notificaciones que acabamos ignorando.

Es necesario contar con buenas prácticas a la hora de usar Google Calendar. La primera y quizás fundamental es establecer el calendario principal del que partir. 

Normalmente se suele hacer al revés. Se configuran los calendarios particulares, y del batiburrillo resultante se van sacando los espacios temporales que necesitamos. Esta labor es ardua pero muy necesaria.

Esto hace que Google Calendar nos sirva como verdadera herramienta para conseguir el cumplimiento de los objetivos a través del seguimiento de los hitos temporales establecidos.

A partir de este calendario general se generarán los calendarios de los departamentos, y finalmente los particulares. Es la única manera de conseguir una coordinación temporal de los trabajos.

Google Calendar de está manera servirá para la evaluación de los puestos de trabajo y su nivel de cumplimiento. También se evitarán la duplicidad de calendarios, los plazos irreales que no se pueden cumplir y se podrá establecer un ritmo de trabajo negociado para todos. Se conseguirá trabajar de una manera cómoda y éste es uno de los mejores métodos para aumentar la productividad.

También, gracias a Google Calendar, podemos descubrir la disponibilidad del resto de los miembros de nuestro equipo.

Observar la disponibilidad de los demás nos ayuda a nuestro trabajo, pero también nos puede descubrir cómo se realiza el reparto de tareas. No es raro encontrar trabajadores con agendas repletas que cuentan con poca disponibilidad aunque les necesitemos. Será necesario una reorganización.

Otro gran error es usar Google Calendar como herramienta para convocar indiscriminadamente a reuniones. Evidentemente la convocatoria es una de las grandes funciones de Google Calendar. Pero puede provocar situaciones difíciles de incompatibilidades o de reuniones a las que hemos sido convocados sin necesidad.

Realizar una convocatoria eficiente es fundamental. Seguro que habrás escuchado el típico comentario de “convoca a todo el mundo”.

Esto puede causar un gran colapso en la realización de tareas. Evaluar el sistema de reuniones y su asistencia puede ser una gran herramienta que ofrece Google Calendar. Si se realizan muchas reuniones con pocos asistentes es indicativo de que tenemos que tomar medidas.

¿Y por qué no incluir nuestro tiempo libre en nuestro Google Calendar? Pues sí.

La gestión de tiempo también debe incluir nuestros descansos y tiempo de ocio. Esto es fundamental para encontrar el equilibrio entre lo profesional y lo personal. Y aunque no lo creas, esto nos ayuda a ser más productivos.

Este uso no se suele realizar con Google Calendar y puede ser muy útil para ganar calidad de vida.

Google Calendar es una aplicación que no debe ser utilizada. Es más puede sentar las bases de nuestra actividad empresarial para empezar con una actividad productiva organizada y coordinada. Para una empresa en necesario que todos tengan y conozcan los plazos de consecución de objetivos establecidos.